員工證、內部系統用的員工相：尺寸、背景、檔案怎樣準備

公司更換門禁系統、轉用新的 HR 系統，或者一次過更新全公司員工證時，HR 往往要在短時間內收齊數十至數百張規格一致的相片。由同事自行提交，結果通常是背景、光線、大小各有不同，IT 還要逐張處理。統一拍攝可以解決這個問題，但前提是規格在拍攝前已經講清楚。

員工證相與網站形象照，分別在哪裏

員工證相的目的是辨認：正面、表情自然、面部清晰、背景單一，印在卡上或在系統內縮小顯示時仍能認出本人。

網站形象照的目的是呈現：構圖可以較寬鬆，角度、姿態和背景亦可配合公司形象。

兩者對光線和背景的要求不同，但並不衝突。同一次拍攝完全可以兼顧，只是要在拍攝前決定，而不是拍完才裁。

尺寸及比例：先問 IT 或製卡供應商

員工證相一般是直向，常見比例接近證件相；內部通訊、電郵及協作平台的頭像則多數是正方形，並在顯示時裁成圓形。不同系統的要求差別頗大，應以公司內部系統及製卡供應商的要求為準。

一個實用做法是：拍攝時在頭頂和肩膊兩側預留空間，同一張相片便可以分別裁成直向和正方形，不會裁走頭頂或肩膊。

背景：白色、淺灰，還是公司用色

白色和淺灰是最常見的選擇。白底最貼近傳統證件相，印在卡上亦最乾淨；淺灰在螢幕上較柔和，放在公司網站亦不會顯得像證件相。

如果同一批相片要同時用於員工證和網站，淺色中性背景通常是最穩妥的選擇。如公司的卡面設計或門禁系統指定要某一種背景顏色，請在查詢時說明。

檔案格式及大小

絕大多數內部系統接受 JPEG。要留意的是檔案大小上限：部分系統只接受較小的檔案，直接上載高解像原檔會被拒絕。THIS FILM 交付時會提供高清 JPEG 及內部系統適用尺寸，高清版本留作印刷及日後使用，系統版本供直接上載。

檔案命名：以員工編號為主

幾百張相片最容易出錯的，是「這張是哪位同事」。姓名會有同名、中英文寫法不一等問題，員工編號則是唯一的。我們交付的相片會按辦公地點及員工編號整理，HR 或 IT 可以直接對應系統紀錄。

如系統支援整批匯入，並對檔名有特定格式要求，請在查詢時提出，我們會確認能否配合。

怎樣交給 IT 及 HR

相片經雲端連結下載，一般於拍攝完成後兩星期內交付。建議公司內部先定好兩件事：

• 由誰接收：指定一位 HR 或 IT 同事負責下載及存檔，不要把連結轉發給全公司。
• 存放在哪裏：員工相片屬於個人資料，應按公司的資料保存政策存放，並限制可存取的人員。

可以一次拍齊兩種用途嗎

可以。員工證、內部系統用的員工證件相，可與網站及 LinkedIn 用的形象照同場拍攝，同事只需到場一次。全部相片沿用同一背景、光線及構圖，修圖以自然為先，保留本人特徵，這對用作辨認的相片尤其重要。

如公司人數較多，拍攝時段、補影及名單核對的安排，可參考過百人影員工形象照，HR 最擔心的 6 件事。

拍攝前，向 IT 或供應商取得這份規格

• 相片比例及像素要求（員工證、內部系統各一）；
• 背景顏色有沒有指定；
• 接受的檔案格式及大小上限；
• 檔案命名方式，以及是否整批匯入；
• 相片最遲何時要交到 IT 或供應商手上。

取得規格後，可到企業形象照及公司員工照服務頁填寫拍攝需要，或直接 WhatsApp 查詢。如仍未決定在公司還是影樓拍攝，可看上門拍攝還是去影樓。